Retour sur l'Agile Tour Bordeaux - Partie 2

Nous vous en parlions dans une première partie, nous étions à la 14ème édition de l'Agile Tour Bordeaux ! L'Agile Tour c'est l'événement annuel dédié à l'agilité, avec des keynotes, des conférences et des ateliers animés par les meilleurs agilistes !

Sylvain, Product Owner et membre de la communauté Agile, vous en dit plus :

Au-delà de l’équipe : Nos retours pour animer une communauté Agile en entreprise

La seconde conférence sur laquelle je voulais revenir est un pur retour d’expérience de Marion Letellier et Alexandre Quach ayant pour intitulé “Au-delà de l’équipe : Nos retours pour animer une communauté Agile en entreprise”. 

Étant cofondateur et membre de la core team de la communauté Agile de NEXTON, vous comprendrez vite pourquoi ce sujet m’intéresse. Marion Letellier est Head of Discipline Agile Delivery chez Thales Digital Factory. Elle a voulu lancer une communauté Agile au sein de Thalès, accompagnée d’Alexandre Quach, Fondateur de Komyu et fondateur du mouvement #OpenSeriousGame.

Le retour d’expérience s'est fait autour de 3 temporalités et proposait une série d'ateliers pour chaque phase. Ces ateliers sont disponibles sur #OpenSeriousGame. Je vous conseille vivement ce site si vous cherchez des ateliers à animer ou que vous voulez vous renouveler un peu.

Tout d’abord, le premier retour se fait sur la création de communauté. Marion est passée par plusieurs sentiments mitigés, l’animation de sa communauté fut bien plus difficile que ce qu’elle avait imaginé.

Créer une communauté, les étapes :

Étape 1 : se structurer

La première étape a consisté à se structurer en choisissant de :

• se connecter à ses membres en :
  • animant des ateliers de niveau d’engagement
  • animant des ateliers d'investissement de temps
  • ayant du temps offert par l’entreprise
• apporter du concret rapidement en cartographiant les sujets pour structurer des groupes de travail
• proposer une première expérience communautaire sur 3h (1h de temps individuel et 2h de temps collectif)

Leur apprentissage sur cette période est, qu'il serait un piège de penser que :

• la communauté va s’auto-organiser
• l’engagement est acquis
• les membres ont la même motivation que le créateur

Étape 2 : cultiver le sentiment d'appartenance

La seconde étape a été de cultiver le sentiment d’appartenance. Pour cela ils ont pris parti de développer la connaissance et la reconnaissance mutuelle. C’est pourquoi il ont décider de :

• se voir et se connaître
• briser la glace
• féliciter et célébrer les réussite collectives 
• expliciter l’appréciation mutuelle

Ils ont mis cela en pratique de différentes manières : 

• organisation d’un séminaire
• mise en place d’une frise des réussites collectives
• utilisation du jeu Totem (que je vous conseille pour l’avoir essayé) et des thanker cards en icebreaker. De manière plus générale, ils ont utilisé de nombreux icebreaker en faisant attention de le choisir suivant la dynamique de groupe et en s'appuyant sur l’icebreaker cookbook (que je recommande également). Forger ensemble une identité commune avec : 
  • des artefacts sur la raison d’être et les valeurs communes
  • des ateliers sur le futur collectif souhaité
  • l’utilisation du jeu de cartes serious community
• encourager les exercices de soutien mutuel en organisant des sessions de co-développement planifiées. Pour cela ils se sont appuyés sur le livre d'Adrien Payette et Claude Champagne “Le groupe de codéveloppement professionnel”.

Ils nous conseillent alors de ne pas oublier :

• le travail de construction
• de diversifier les activités
• de prendre du plaisir
• d’avoir un leadership d’initiative 

Étape 3 : trouver le bon équilibre

La troisième et dernière étape fut de trouver un équilibre, entre fermeture et ouverture, en consacrant leurs efforts à :

• (im)poser une routine et des rituels, en ayant un temps collectif toutes les semaines orchestré toujours de la même manière :
  • introduction (célébrer, récompenser, briser la glace)
  • 2 forums ouverts
  • conclusion en 5 étapes : 
    • résumé de la séance
    • partage
    • identification des prochains sujets
    • R.O.T.I (Return On Time Invested, un très bon outil en ligne était présent à l’Agile Tour : Roti express)
    • choix du prochain sujet
• développer sa capacité de renseignement avec :
  • des R.O.T.I après chaque séance 
  • des rétrospectives
  • un atelier sur les niveaux d’engagement et les risques associés
• identifier des relais et des partenaires en utilisant par exemple les listes d'évaluation des Community Boosters

Dans cette phase on se rend compte qu’une communauté est un organisme vivant, avec un besoin d’opérer des changements réguliers, et c’est pourquoi il faut constamment se poser les questions de Quoi persister ? Que renouveler ?

En conclusion, pour créer, et surtout pérenniser une communauté, vous aurez besoin de :

• rester connecté au terrain et conscientiser vos gestes et actions
• déterminer quelle stratégie mettre en place pour dépenser le moins d’énergie
• utiliser ce que vous connaissez et ce qui a du sens pour vous, en trouvant de l’assistance au sens large

Un retour d’expérience avec un grand nombre d’outils mis à disposition que l’on peut utiliser tout de suite. Cette journée fut très dense avec de multiples sujets abordés et beaucoup de matière pour la réflexion et la mise en pratique. Personnellement, je trouve de l’intérêt dans ce genre de journées si je peux mettre en place des choses rapidement ou que ça m’aide dans ma réflexion sur mes projets en cours.

Concrètement je me suis servi des différents apprentissages pour :

• définir les OKRs 2023 de la communauté Agile NEXTON avec les membres de la core team
• animer un icebreaker en début de rétrospective
• expérimenter des techniques dans un atelier d’apprentissage du coaching

J’espère que la lecture de cet article vous permettra d’avoir de la matière pour mettre des choses en place, notamment grâce aux différents liens partagés, ou vous amènera à des réflexion, comme ça a pu être mon cas.

Sylvain, Product Owner et cofondateur de la communauté Agile NEXTON